合同审查、监督和控制过程的风险管理
任何进行经营活动的企业都离不开合同。合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同,受法律保护。那么在合同审查、监督和控制过程又该怎样进行风险管理呢?
●合同管理思想落后。
一些企业管理人员或者认识不到合同管理的重要性,或者对合同管理的全过程性、动态性和系统性认识不够,导致其在实际管理当中走弯路。
●企业规章制度不完善,合同签订权限不明。
有的企业只是原则规定了各类合同如何签订,对合同管理等方面的规定却很少,可操作性不强。例如,一些集团企业的基层单位都有自己的合同专用章,签合同就是基层单位自己说了算,上级公司也很少对下级公司签订的合同进行审批。
●合同管理人员专业水平不高,法律意识不强。
有的企业的合同管理员队伍建立时间比较短,工作经验不成熟;有的企业合同管理人员所学专业是理工类,没有法律专业的学习经历,他们对企业的生产经营比较了解,但是法律专业水平却不高、法律意识不强;一些合同管理人员甚至把合同管理工作简单等同于一般的档案管理工作,不重视合同条款审查,更谈不上资信调查、合同谈判、组织论证等管理内容。甚至一些企业仍然认为人情关系、市场优势等因素才是企业发展的关键,签合同只不过是走形式,审查条款、分析论证都成了多余的事。
●合同管理制度执行不力,监督力度弱,考核不严格。
虽然有的企业制订了较为完备的合同管理规章制度,但却无法做到制度的严格落实;一些大型集团公司中,上级公司对下级公司不能经常性地监督、检查和考核,或者考核没有与薪金报酬等挂钩,从而缺乏必要的威慑力。
●管理手段落后导致合同管理效率低,信息传递不及时。
在大型企业中,相关职能部门和不同级别层次的管理者都参与合同管理时,很容易出现审批环节繁多致使合同审批效率低的问题,一份合同的签订前的审查,常常要花上几个星期的时间。合同管理效率低可能使企业错过业务的良机,信息传递不及时则会使各部门之间沟通协调更加困难。
总而言之,企业合同管理是全过程的、系统性的、动态性的。全过程是指合同管理要从合同的洽谈、草拟、签订、生效直至合同失效为止,企业不仅要重视合同签订前的管理,更要重视签订后的管理。系统性则要求公司内凡涉及合同条款内容的各部门都要一起来管理。成功的企业合同管理把合同的权利义务按职能分工分解到各部门,由各部门去履行属于自己职能范围的责任。只有这样系统性的安排下,合同管理才能真正落实。动态性要求企业注重履约全过程中的情况变化,特别是要掌握对公司不利的变化,及时对合同进行修改、变更、补充、中止或终止。企业切不可以为签了合同就万事大吉,要防止由于合同管理不善而遭受损失。
合同管理同时也是一个复杂的、开放的领域,它随着宏观经济环境和法律环境的改变而不断变动。也正因为如此,合同管理具有公司法务人员对其进行持续研究的价值,以利于企业提升竞争能力和防范经营风险。
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